Gut organisiert für den Fall der Fälle: Die wichtigsten Gesundheits-Unterlagen und wie man sie beisammenhält

Je älter der Mensch wird, desto mehr Dokumente gehören zu seinem Leben – gerade bei uns in Deutschland. Doch betrachtet man rein den medizinischen Bereich, gibt es ein Dilemma: All diese Unterlagen sind wichtig und werden benötigt – im Zweifelsfall zwar erst in echten Ausnahmesituationen, etwa, wenn man einen Unfall hatte und vielleicht nicht selbst entscheiden kann. Jedoch sind sie bei weitem zu umfangreich, um sie jederzeit bei sich zu haben. Der folgende Artikel richtet sich zwar vor allem an Senioren. Aber auch jüngeren Menschen zeigt er, welche Gesundheitsunterlagen es gibt und wie diese sortiert werden können, dass im Notfall auch darauf zugegriffen werden kann.

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1. Die wichtigsten Unterlagen und wofür sie da sind

Was medizinische Unterlagen anbelangt, kann man eigentlich nicht wirklich von „wichtig“ und „unwichtig“ sprechen. Aber sicherlich durchaus von „akut wichtig“ und „mittelbar wichtig“. Beginnen soll dieser Artikel deshalb mit ersterem. Jenen Unterlagen, die sowohl für die Behandlung wie die Informationen von Medizinern und Angehörigen maximale Bedeutsamkeit besitzen.
 
Die Versichertenkarte
Als erstes soll hier die Versichertenkarte erwähnt werden, die wir (hoffentlich) alle jederzeit mit uns führen, sobald wir das Haus verlassen. Ganz korrekt: „Elektronische Gesundheitskarte“. Sie ersetzt das, was zwischen 1995 und 2015 von der normalen Krankenversichertenkarte übernommen wurde – und das ist eine ganze Menge.
 
Auf dem Chip dieser Karte befindet sich, einfach erklärt, die Identität eines Versicherten aus medizinischer und krankenversicherungstechnischer Sicht. Dabei sind die Daten sowohl in Pflicht- wie Zusatzdaten eingeteilt wie etwa solche, die bei lebensbedrohlichen Situationen notwendig sind und selbst dann noch ausgelesen werden können, wenn die Karte an sich beschädigt ist.
 
Damit wird die Karte zum erklärenden Bindeglied: Mediziner wissen, wen sie vor sich haben, bekommen mitunter sogar noch eine Übersicht über die medizinische Vergangenheit des Patienten. Gleichsam wird auch dem Betriebswirtschaftlichen Genüge getan, weil klar ist, wer für alles aufkommen wird. Das mag zwar kalt klingen, aber selbst Wiederbelebungsmaßnahmen kosten Geld.
Die Pflicht-Daten (sind auf jeder Karte gespeichert):
  • Name, Geburtsdatum, Geschlecht und Anschrift des Versicherten
  • Seine einmalige Krankenversicherungsnummer (auch um Verwechslungen vorzubeugen)
  • Der verschlüsselte Versichertenstatus
  • Ausstellende Krankenkasse und zugehörige kassenärztliche Vereinigung
  • Tag, an dem der Versicherungsschutz begonnen hat
Die Zusatzdaten (können auf einzelnen Karten gespeichert sein):
  • Medizinische Notfallversorgungsdaten, falls der Kartenbesitzer hier Besonderheiten aufweist
  • Eine Liste von Arznei-Unverträglichkeiten des Patienten
  • Die sogenannte elektronische Patientenakte
  • Ein elektronischer Arztbrief
Der Datenschutz für diese sensiblen Informationen ist durch ein spezielles System sichergestellt: Für den Zugriff ist es notwendig, sich gegenüber dem System, das die Karte auslesen soll, mit Hilfe eines elektronischen Heilberufsausweises zu identifizieren.
 
Natürlich wird man, besonders bei lebensbedrohlichen Zuständen, auch ohne Karte behandelt. Aber gerade, wenn sowieso Vorerkrankungen bestehen, sollte sie eigentlich immer mitgeführt werden.
 
Der Sozialversicherungsausweis
Deutschland hat ein vergleichsweise umfangreiches staatliches Absicherungsnetz. Doch leider ist es auch eine Tatsache, dass solche Systeme Missbrauch anregen. An diesem Punkt kommt der Sozialversicherungsausweis ins Spiel. Er schlägt eine Brücke zwischen der deutschen Sozialversicherung einerseits, sowie Arbeitnehmern und Arbeitgebern andererseits.
 
Obwohl der Ausweis selbst nicht wirklich viele Informationen enthält, ja mittlerweile nicht mal mehr ein „richtiges“ Ausweisdokument ist, sondern ein Schreiben, welches man von seinem Rentenversicherungsträger erhalten hat, ist er doch enorm wichtig, denn er enthält eine zwölfstellige  Versicherungsnummer, welche die ehemalige Sozialversicherungsnummer abgelöst hat.
 
Jeder deutsche Staatsangehörige bekommt diese Rentenversicherungsnummer schon bei Geburt zugeteilt. Primär dient sie zwar „nur“ dazu, eine Person bei Aufnahme einer sozialversicherungspflichtigen Arbeit gegenüber dem Amt und dem Arbeitgeber zu identifizieren. Doch für den medizinischen Bereich hat sie noch eine weitere Bewandtnis: Sie ist, neben der Krankenversichertennummer und der Steueridentifikationsnummer der einzige unveränderliche Nachweis über die Identität einer Person. Ohne sie könnten Angehörige beispielsweise keine Hinterbliebenenrente beantragen. ferner wäre es, etwa bei einem komatösen Patienten, auch schwieriger, weitere Leistungen zu bekommen.
 
Der Röntgenpass
Im Gegensatz zu den vorherigen Dokumenten hat nicht zwingend jeder einen Röntgenpass zuhause. Seit Anfang 2019 müssen Praxen und Kliniken nicht einmal Blanko-Pässe vorrätig halten. Er wird (bzw. mittlerweile wurde) nur dann erstmalig ausgestellt, wenn mindestens eine Röntgenuntersuchung oder ähnliches erfolgt ist. Primär sind damit zwar nur solche bildgebenden Verfahren gemeint, bei denen eine Strahlenbelastung eintreten kann, also klassisches Röntgen oder eine Computertomographie. Allerdings ist es hilfreich, auch andere nuklearmedizinische sowie generell bildgebende Untersuchungen eintragen zu lassen. Aus zwei Gründen:
  1. Jede Strahlenbelastung ist eben eine Belastung. Sie kann sich aufaddieren, bis Gesundheitsrisiken steigen. Der Pass gibt Klarheit und verhindert, dass zu häufige Untersuchungen durchgeführt werden.
  2. Der Pass informiert darüber, ob bereits vom betreffenden Körperbereich Aufnahmen existieren. Das kann unter anderem durch Vorher-Nachher-Vergleiche sehr aufschlussreich sein.
Allerdings ist es dazu eben notwendig, dass man einen solchen Pass besitzt und dort auch jede Untersuchung eintragen lässt.
 
Der Impfpass
Wogegen ist man eigentlich geimpft? Wann hat man die letzte Tetanusspritze bekommen? Mit dieser Frage konfrontiert, können viele Menschen nur mit den Schultern zucken. Normalerweise bekommen wir zwar schon bei der Erstimpfung als Baby einen Pass ausgestellt, aber bei vielen verwaist er dann in einer Schublade – und kann dadurch nach vielen Jahren zum Problem werden. Etwa dann, weil eine Impfung nicht aufgefrischt wurde oder doppelt geimpft wird. Auch hier gilt das Gleiche wie beim Röntgenpass: Eine Bringschuld, die man peinlich genau befolgen sollte, um sich selbst zu schützen.
 
Die Geburtsurkunde
Die Geburtsurkunde ist der Beweis dafür, dass man schon dann Teil eines Verwaltungsapparates wird, wenn man erst wenige Tage auf der Erde ist:
  • Zuständiges Standesamt samt laufender „Seriennummer“ im Jahr der Geburt
  • Vollständiger Name, Geschlecht, Geburtsdatum und -ort
  • Namen der Eltern
  • Beglaubigung durch und Daten des Standesbeamten
Das alles mag lapidar klingen und bei vielen wird die Urkunde nur einmal im Leben benötigt – bei einer Heirat. Allerdings hat die Urkunde auch noch einen „letzten Sinn“. Sie wird benötigt, falls jemand unverheiratet gestorben ist. Primär, um den Todesfall beim Standesamt anzuzeigen und damit eine Sterbeurkunde zu erhalten. Diese wiederum ist notwendig, weil zahlreiche Versicherungen und andere Leistungen in dem Fall nur gegen eine Kopie der Sterbeurkunde freigegeben werden.
 
Die Patientenverfügung
Längst nicht jeder hat eine Patientenverfügung – obwohl sie eigentlich ein sehr wichtiges Dokument ist. Denn hierin finden sowohl Mediziner wie Angehörige ganz klare, vom Patienten selbst aufgestellte Richtlinien, was in dem Fall zu tun ist, dass jemand selbst nicht mehr entscheiden kann. Lebensverlängernde Maßnahmen, Untersuchungen, Behandlungen. Das alles kann in dem Dokument eingetragen werden – damit auch wirklich im eigenen Sinne gehandelt wird.
 
Der Organspendeausweis
Vor kurzem ging eine erfreuliche Meldung durch die Nachrichtenagenturen: Nach Jahren des Absinkens haben nun wieder mehr Menschen einen Organspenderausweis. Und auch man selbst sollte sich einen besorgen (liegt bei jedem Hausarzt und vielen Apotheken aus). Denn er schafft vor allem Klarheit. Dort kann eingetragen werden, zu welchen Spenden man im Falle seines eigenen Ablebens bereit wäre. Genauso lässt sich darin einer Spende verneinen oder eine Vertrauensperson benennen, welche die Entscheidung fällen darf. Egal welche Angaben dort hinterlegt sind, sie schaffen in einer schwierigen Situation mehr Klarheit und helfen, wichtige Zeit zu sparen.
 
Das Testament
Es dürfte zu den unangenehmsten Dingen gehören, denen man sich stellen muss: Darüber zu entscheiden, was nach dem eigenen Ableben passieren soll. Niemand will sich gerne mit dem eigenen Tod befassen. Aber spätestens dann, wenn man gewisse Personen seines Umfeldes bevorteilen oder auch ausschließen will, sollte man es tun.
Der Vorteil: Es muss kein Mensch, auch kein Notar, involviert sein. Man kann ein Testament in aller Ruhe verfassen und muss nicht einmal jemandem davon erzählen. Auch hier ist der Sinn, mehr Klarheit für die Hinterbliebenen zu schaffen.
 
Die Vorsorgevollmacht
Die Patientenverfügung gibt vor allem den Medizinern eine Handreichung, was in Sachen Behandlung bei eigener Entscheidungsunfähigkeit zu tun ist. Das Testament verrät den Angehörigen, was nach dem Tod zu tun ist. Die Vorsorgevollmacht ist hierbei das Dritte wichtige Dokument. Sie gibt jemandem aus dem Umfeld einer Person eine umfassende(!) Vollmacht darüber, in seinem Namen zu entscheiden, wenn er es nicht kann.
 
Ganz einfaches Beispiel: Man liegt nach einem Autounfall im Koma. Wer hat in diesem Fall das Recht, Pflegeeinrichtungen auszusuchen und die eigene Mietwohnung zu kündigen? Rein rechtlich gesehen erst mal niemand. Weder Ehegatten noch Kinder haben eine automatische Vollmacht. Im Zweifelsfall bedeutet das, dass ein Richter über Maßnahmen entscheiden muss.
 
Daraus ergibt sich auch folgendes: Derjenige, der die Vorsorgevollmacht bekommt, sollte eine absolute Vertrauensperson sein. Man sollte sich an die Vorlage des Bundesjustizministeriums halten und unbedingt dafür sorgen, dass die darin eingetragene Person die Vollmacht auch besitzt – sonst ist sie nämlich ungültig. Im Klartext: Vollmacht ausdrucken, ausfüllen und der Person direkt aushändigen. Nicht zuhause deponieren!
 
Medizinthematische Versicherungen
Das, was man im Rahmen seiner Pflichtversicherung an medizinischen Leistungen erhält, ist in der Regel nur eine Grundversorgung. Viele Versicherer machen gutes Geld damit, zusätzliche Leistungen anzubieten. Auch hier gilt: Alle zusätzlichen Verträgen sollten an einer zentralen Stelle zusammengefasst aufbewahrt werden.
 

2. Zusätzliche Unterlagen

Die zusätzlichen Unterlagen zählen zu den „mittelbar wichtigen“ Dokumenten. Sie werden zwar nicht zwingend bei einem Notfall benötigt, haben aber dennoch einen unzweifelhaften Nutzen.
 
Die Vorsorgebescheinigungen und Bonushefte
Viele Versicherungen knüpfen vertraglich vereinbarte Zusatzleistungen an regelmäßige Untersuchungen. Bestes Beispiel: Eine Zahn-Zusatzversicherung, die fordert, dass man sein Gebiss einmal jährlich kontrollieren und professionell reinigen lässt. Ähnlich wie beim Röntgenpass muss man selbst dafür sorgen, dass diese Dokumente aktuell bleiben – sonst bekommt man mitunter Probleme bei der Auszahlung der Leistungen, die einem zustehen.
 
Die Taschenkarte
Wird ein Soldat verwundet, bekommen Sanitäter auf seiner sogenannten Erkennungsmarke wichtige Informationen zur Identität oder Blutgruppe. In der zivilen Welt gibt es dazu kein Gegenstück. Da müssen sich Sanitäter auf das verlassen, was sie im Portemonnaie des Betroffenen vorfinden – oftmals leider nicht mehr als der Personalausweis. In Zeiten, wo immer mehr Smartphones per Code, Fingerabdruck oder Retina-Scan blockiert sind, kann man auch kaum dort nach Personen suchen, die in diesem Notfall verständigt werden sollen.
 
Dieses Dilemma kann man durch die folgende Grafik lösen, welche wir zur freien Verfügung erstellt haben:
  1. Grafik herunterladen
  2. In Paint öffnen, und persönliche Informationen ergänzen. Anschließend als jpeg-Datei abspeichern
  3. In einem Schreibprogramm öffnen, dort auf die Abmessungen des Portemonnaie-Fachs formatieren
  4. Ausdrucken
Wichtig ist, dass Rettungssanitäter bzw. Polizisten diese Karte sofort sehen, wenn sie das Portemonnaie öffnen. Für bessere Haltbarkeit empfiehlt es sich, die Karte entweder einzulaminieren oder mit transparentem Klebeband zu umwickeln.
 
Die Ärzteliste
So schön es auch wäre, sein Leben lang ohne Arzt auszukommen, bei den meisten Menschen sieht es anders aus. Abermals haben wir hier eine kleine Bringschuld, die sich allerdings mit einer Viertelstunde vor dem Computer regeln lässt. Man erstellt eine ganz einfache Liste. Darin notiert man sämtliche Ärzte, die „für einen zuständig sind“. Oben der Hausarzt, der Zahnarzt und idealerweise sämtliche Ärzte, vor allem Spezialisten, die man bisher besucht hat – Name, Ort und Telefonnummer reichen schon vollkommen aus.
 
Sobald man nicht selbst in der Lage ist, diese Liste auswendig aufzusagen, hat man wenigstens eine Gedankenstütze – und sowieso alle, die im Notfall vielleicht für einen entscheiden müssen.
 
Die Medikamentenliste
Einen ganz ähnlichen Hintergrund hat eine Liste von Medikamenten und sonstiger Arzneien, welche man entweder regelmäßig zu sich nimmt, oder im Zeitraum des vergangenen Jahres genommen hat. Das macht es zwar notwendig, die Liste immer wieder zu aktualisieren, weshalb es sich auch empfiehlt, sie handschriftlich zu verfassen. Aber insbesondere ob der Tatsache, dass es gerade bei Menschen, die viele unterschiedliche Mittel nehmen (müssen), zu gefährlichen Wechselwirkungen mit zukünftig noch zu verabreichenden Arzneien kommen kann, ist das präzise Führen der Liste eine Form von Selbstschutz, die verhindert, dass aus Unwissenheit schwerer Fehler begangen werden.
 
Die Liste der Allergien
Vom Heuschnupfen, über eine Cortison-Unverträglichkeit bis hin zur allergischen Reaktion gegenüber Antibiotika:. Fakt ist, es gibt eine lange Liste an menschlichen Allergien. Es sollte nicht nur jeder präzise wissen, worauf er allergisch reagiert, dieses Wissen sollte auch Dritten zugänglich sein, etwa durch eine genaue Liste. Die reine Allergie sollte dabei das Mindestmaß sein. Besser ist es, wenn man noch so genau wie möglich eintragen kann, seit wann sie besteht.
Bei Medikamentenallergien sollte man zudem auch ganz präzise das Präparat benennen, welches die Allergie auslöst. Also beispielsweise nicht einfach nur „Antibiotika“, sondern den exakten Namen.
 
Der digitale Nachlass
In unseren heutigen Zeiten gibt es nur noch wenige, die nicht auf sozialen Netzen, in Foren usw. aktiv sind, die keine Konten bei Amazon und Co. besitzen oder über Fitness-Apps und Ähnliches teils sehr intime Daten freiwillig an Dritte weitergereicht haben. Aus diesem Grund ist es auch notwendig, sich darüber Gedanken zu machen, was mit diesem digitalen Erbe nach dem eigenen Ableben geschehen soll.
 
Dazu ist es primär erst mal notwendig, eine Liste aller Accounts zu erstellen, die man hat – samt der zum Einloggen verwendeten E-Mail-Adresse und den dazugehörigen Passwörtern. Dann sollte ein digitaler Nachlassverwalter eingesetzt werden – das kann beispielsweise schriftlich mit ins Testament aufgenommen werden. Auf der Liste selbst sollte minutiös aufgelistet werden:
  1. Was mit den jeweiligen Accounts geschehen soll – bspw. löschen
  2. Was mit den digitalen Geräten selbst geschehen soll
  3. Was mit den Daten auf den Geräten passieren soll
Für Verheiratete mögen die Antworten auf diese Details vielleicht offensichtlich sein. Aber auch sie sollten für alle Fälle dem Partner klare Richtlinien vorgeben.
 

3. Wie alles sortiert werden kann

Der geneigte Leser dürfte festgestellt haben, dass wir es hier mit einem gewaltigen Berg an Unterlagen und Daten zu tun haben. Doch wie organisiert man diese?
 
Wieso sortieren?
Diese Frage lässt sich einfach beantworten: Damit einerseits niemals lange nach etwas gesucht werden muss und andererseits auch noch dann im eigenen Sinne gehandelt wird, wenn man selbst keine Entscheidungen fällen kann. Immer dran denken: Es muss nicht direkt um den Tod gehen. Es kann sich auch einfach nur um einen vorübergehenden Status handeln. Etwa, weil man nach einem schweren Unfall selbst nicht ansprechbar ist.
 
So geht man vor
Tatsächlich sind nur zwei, maximal drei Ordner notwendig sowie das eigene Portemonnaie:
  1. Ins Portemonnaie kommen Versichertenkarte, Organspenderausweis sowie die ausgedruckte Taschenkarte und falls man keinen Partner hat auch ein Zettel mit dem Hinweis, wo die restlichen Unterlagen zu finden sind.
  2. Ein Ordner wird mit den restlichen Unterlagen aus dem ersten Kapitel befüllt. Hier empfiehlt es sich, im Ordner einfache Papp-Trennblätter einzuheften, um etwa die medizinthematischen Versicherungen vom Sozialversicherungs-Dokument abzutrennen. Wichtig: Auf den Trenn-Reitern sollte klar stehen, was wo zu finden ist – und am besten nochmal eine Kurzliste auf dem Ordnerrücken.
  3. Der zweite Ordner wird mit den Unterlagen aus dem zweiten Kapitel gefüllt, nach dem gleichen Schema wie beim anderen Ordner.
  4. Der eventuelle dritte Ordner enthält nur jene Dokumente, die bei echter Handlungsunfähigkeit notwendig sind. Also beispielsweise das Testament, die Patientenverfügung und die Vorsorgevollmacht.
Angesichts der Wichtigkeit dieser Unterlagen und auch ihrer Gefährdung durch Diebstahl und Feuer sollte man vielleicht auch überlegen, sich einen kleinen, feuerfesten Dokumentensafe anzuschaffen. Ein solcher Mini-Tresor ist schon ab 100 – 150 Euro zu haben und sorgt nebenbei auch dafür, dass alles an zentraler Stelle gelagert wird. Wichtig: Nicht vergessen, einer Vertrauensperson den Code oder die Lage des Schlüssels mitzuteilen.

Fazit
So einfach es klingt, der beste Weg, sich selbst abzusichern, ganz gleich, ob man handlungsfähig ist oder nicht, ist es, all seine Unterlagen an einer Stelle zusammenzufassen. Das mag vielleicht der Übersichtlichkeit nicht gerade zuträglich sein, aber darum geht es in solchen Fällen auch nicht. Wichtiger